Chat hỗ trợ
Chat ngay

Cách tạo một danh sách Drop down list sử dụng chức năng Data Validation trong Excel

Cách tạo một danh sách chọn thả xuống(Drop down list) sử dụng chức năng Data Validation trong Excel

Một danh sách Drop down list trong Excel sẽ tạo điều kiện thuận lợi để lựa chọn dữ liệu sẵn có. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn tạo một danh sách chọn thả xuống Drop down list trong Excel.

Danh sách chọn thả xuống có thể được gọi là Drop down list hay menu thả xuống trong Excel, nó có thể giúp người dùng trong bảng tính Excel chọn dữ liệu dễ dàng hơn. Drop down list chúng ta có thể bắt gặp nó ở một trang web nào đó, ở một khảo sát hay thăm dò trên Internet,..

Mục đích của Drop down list là giới hạn lựa chọn, muốn lựa chọn nằm trong một danh sách nhất định. Hay giúp cho người dùng có thể nhanh chóng lựa chọn và tăng tốc nhập dữ liệu và giảm thiểu lỗi dữ liệu.

Bước chuẩn bị

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn tạo ra một danh sách chọn thả xuống một cách nhanh chóng và dễ hiểu.

Để có thể tạo ra một danh sách chọn thả xuống (Drop down list) bạn cần chuẩn bị 2 thứ:

  • Thứ nhất, bạn cần chuẩn bị cho mình một danh sách chứa các giá trị trong một phạm vi ô hoặc một mảng trong bảng tính.
  • Thứ hai, bạn cần chọn ra nơi để đặt danh sách chọn cho phù hợp. có thể là 1 ô hay dãy ô.

Hình bên dưới là một danh sách các sản phẩm nhưng đang được trình bày đơn giản, chưa áp dụng Drop down list.

Danh sách chứa dữ liệu trong các ô
Ảnh danh sách chứa các sản phầm chưa áp dụng danh Drop down list.

Để sử dụng được Drop down list trong Excel người dùng sẽ chọn vào ô chứa Drop down list và nhấn vào mũi tên thả xuống để hiển thị danh sách các giá trị được hiển thị ở phạm vi ô từ A1:A5. Nếu người dùng cố gắng nhập một nội dung dung gì không phải trong mục danh sách thì Excel sẽ báo lỗi.

Các bước thực hiện chức năng Drop down list

Bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn bên dưới để tạo ra một Drop down list, bạn có thể tạo một trang tính của riêng bạn.
Để tạo một Drop down list như trong ví dụ trên, các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1 tạo danh sách dữ liệu

Bạn có tạo một danh sách chứa dữ liệu trong các ô từ ô A4:A10, tương tự bạn có thể tạo danh sách theo 1 hàng.

Danh sách chứa dữ liệu trong các ô
Danh sách chứa dữ liệu trong các ô

Bước 2 thực hiện chức năng Drop down list

Bạn có thể xác định vị trí Drop down list ở bất cử ô nào hoặc có thể chọn nhiều ô bằng cách nhấn giữ nút Shift và chọn dãy ô.

Bước 3 áp dụng công cụ Data Validation

Sau khi đã hoàn thành 2 bước trên có danh sách và chọn được ô hiển thi danh sách Drop down list. Chúng ta tiến hành áp dụng chức năng Data Validation.

Các bạn lần lượt chọn theo các bước sau:

  • Bước 1: Chọn ô hoặc nhiều ô để thể hiện Drop down list
  • Bước 2: Chọn thẻ Data
  • Bước 3: Tại nhóm Data Tools chọn chức năng Data Validation
  • Bước 4: Một hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ đầu tiên Settings
  • Bước 5: Trong thẻ Settings tại Allow và chọn dạng List
  • Bước 6: Sau khi chọn List, sẽ xuất hiện 1 ô tên Soucre mình điền hoặc chọn dãy danh sách hoặc mảng sản phẩm
  • Bước 7: Nhấn Ok và xem kết quả
Các bước thực hiện chức năng Data Validation

Bước 3 xem kết quả và kiểm tra Drop down list

Sau khi thực hiện các bước trên và ấn Ok, ta nhận được kết quả là một Drop down list tại ô C4 trên bảng tính. Và khi ấn vào nút mũi tên sẽ có một danh sách xuất hiện. Như vậy là bạn đã thành công.

xem kết quả và kiểm tra Drop down list
Xem kết quả và kiểm tra Drop down list

Một vài lưu ý:

  • Bạn chỉ có thể thấy hộp thả xuống nếu bạn bấm vào ô Excel được sử dụng để nhập dữ liệu.
  • Người dùng chỉ có thể chọn một trong các tùy chọn trong danh sách. Nếu người dùng cố gắng nhập dữ liệu không đúng, thì người dùng sẽ nhận được thông báo lỗi.
  • Bạn có thể sao chép và dán Drop down list này vào bất kỳ ô Excel nào khác trong bảng tính của mình và bạn có thể tạo bao nhiêu Drop down list khác nhau như bạn muốn.

Kết luận bài viết

Kết thúc bài hướng dẫn này, mình đã hướng dẫn cho các bạn tạo một Drop down list trong Excel sử dụng công cụ Data Validation. Hi vong qua bài hướng dẫn này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về Excel. Cảm ơn các bạn!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *